4.间接婉转
书面沟通可以避免口头沟通时难以启齿，相互尴尬的局面，避免由于言辞激烈而发生的正面冲突。当我们口头沟通有所顾忌时，使用书面沟通效果更好。
5.灵活方便
书面沟通对时间限制相对较少，更具灵活性。口头沟通要求双方都有时间才能进行，书面沟通双方不必安排具体的时间即可进行，而且书面记录可以在方便的时候阅读，也可有选择地阅读，灵活方便。
书面沟通虽然更为精确，但它耗费时间，相同的时间内，口头沟通往往比书面沟通所传递的信息要多得多。缺乏反馈是书面沟通的另一个缺陷。书面沟通不能及时提供信息反馈，其结果是无法确保所发出的信息能被接收、理解，并达到预期目标。
小故事
传达纠纷
总经理给新来的助理林小姐布置了一项任务，要求她向各个部门下发一份调查表格，并要求各个部门在当天下午三点之前上交。总经理问林小姐是否明白，她说完全明白，然后就去执行了。到了下午两点，各部门的表格都交上来了，唯独没有研发部门的。总经理问林小姐是否通知了研发部门，林小姐说完全按正确的意思传达了。总经理把林小姐和研发部经理都召集到办公室，问他们到底是怎么回事。研发部经理说他没有听到林小姐传达关于上交时间的要求。而林小姐说自己确实传达了，否则为什么十个部门唯独研发部没听清楚？到底是林小姐没传达，还是研发部没听到？双方各执一词。
