在例会的最后，项目经理需要与各个成员约定到下次例会之前需要完成的工作。
为什么必须让全体利益相关者都出席会议
在上一章的“计划⑦”中，我说明了“为什么每周一都要召开例会”的理由。
那么，为什么必须让全体利益相关者都出席会议呢？
答案是：为了让所有人都能同时更新信息。
正如我在“立项①”中提到过的那样，项目成员的人数越多，交流渠道的数量就越多。因此，如果让成员各自获取信息，就很容易出现理解错误和交流混乱等问题，最终导致无法收拾的局面。
虽然项目经理能够发挥“信息中枢”的作用，但要逐一与成员进行交流也需要花费大量的时间。
在例会上将所有人都召集到一起，就能同时共享最新的信息。
如果是一对一的交流，很可能出现“与A共享了，但忘了与B共享”的情况，而在例会上共享信息就不会出现上述问题。
此外，出现预想之外的问题时，成员也可以通过例会及时地将问题反映给项目经理。因为报喜不报忧是人类的普遍心理，如果见面的机会少，成员就会因为“下次见面的时候再说”或者“我自己再想想办法”等原因而没能及时地将问题反映给项目经理。
如果事态在这段时期继续恶化，等到项目经理发现的时候，可能已经到了无法挽回的境地。